Politika privatnosti

POLITIKA PRIVATNOSTI ZA POSJETITELJE WEB STRANICE www.imed.hr

 

Poliklinika i dnevna bolnica I-MED (dalje u tekstu: "Voditelj obrade" ili „Poliklinika I-MED“) posvećeno je zaštiti privatnosti i osobnih podataka posjetitelja web stranice www.imed.hr te korisnika usluga koje pruža Voditelj obrade putem web stranice (dalje u tekstu: Ispitanik/Ispitanici).

 Vaše osobne podatke obrađujemo u skladu s Općom uredbom o zaštiti osobnih podatka (dalje u tekstu: GDPR), Zakonom o provedbi GDPR-a i ostalim važećim propisima iz ovog pravnog područja. Ovom Politikom privatnosti objašnjavaju se koje kategorije vaših osobnih podataka obrađujemo, u koju svrhu i po kojoj pravnoj osnovi, kako se koriste vaši osobni podaci i koja prava imate kao Ispitanici.

 Osobni podaci uključuju sve informacije koje omogućuju identifikaciju vas, kao Ispitanika, bilo izravno ili neizravno. Obrada osobnih podataka obuhvaća svaki postupak nad osobnim podacima - prikupljanje, organizacija, pohrana, prilagodba, uporaba, prijenos, brisanje ili uništavanje - bilo automatiziranim ili neautomatiziranim sredstvima.

 

 1. Podaci o Voditelju obrade

I-MED Poliklinika i dnevna bolnica za oralnu kirurgiju, parodontologiju, dentalnu protetiku, ortodonciju, maksilofacijalnu kirurgiju s plastičnom kirurgijom glave i vrata, otorinolaringologiju, anesteziologiju, reanimatologiju i intenzivno liječenje i usluge zubotehničkog laboratorija (dalje u tekstu: Poliklinika IMED)

Sjedište: Selska cesta 90A, 10000 Zagreb
MBS: 080662765
OIB: 45808433448
Kontakt:
e-mail: info@imed.hr 

Službenik za zaštitu osobnih podataka:
Gđa. Sanja Bach
Email: gdpr@imed.hr 

 

 2. Opis kategorije ispitanika i kategorije osobnih podataka koje obrađujemo

Voditelj obrade obrađuje osobne podatke u skladu s načelima minimizacije, zakonitosti i transparentnosti. U nastavku donosimo pregled kategorija ispitanika i vrsta osobnih podataka koje prikupljamo i obrađujemo:

•    Podaci korisnika web stranice prikupljeni putem web obrasca i upita: Prikupljamo ime i prezime, e-mail adresu, broj telefona te informacije o vašem dentalnom ili zdravstvenom upitu (koji mogu sadržavati osjetljive podatke o zdravlju i dentalnu anamnezu) radi ugovaranja pregleda i pružanja traženih usluga.
•    Podaci korisnika prikupljeni prilikom prijave na newsletter: Ime, prezime i e-mail adresa.
•    Podaci korisnika web stranice (kolačići): Prilikom posjete našoj web stranici prikupljamo IP adresu, podatke o mrežnim identifikatorima, lokaciji, posjećenim stranicama i vremenu zadržavanja, u svrhu optimizacije rada stranice i analitike posjeta.
•    Podaci sudionika stručnih edukacija i tečajeva: Ime i prezime, kontakt broj, e-mail adresa, OIB, podaci o vrsti edukacije i evidencija uplate kotizacije.
•    Podaci korisnika prikupljeni prilikom prijave na natječaj za posao: Ime i prezime, kontakt podaci, informacije o kvalifikacijama, prethodnom radnom iskustvu te ostali podaci iz prijave koje dobrovoljno podijelite s nama. 
•    Podaci prikupljeni putem AI Chatbota "Ana": Broj telefona, ime i prezime, audio snimka glasa, transkript razgovora i opisi hitnih dentalnih stanja (podaci o zdravlju) koje podijelite tijekom poziva izvan radnog vremena.

 

3. Svrhe i pravne osnove obrade osobnih podataka

Obrada vaših osobnih podataka provodi se isključivo u svrhe navedene u nastavku i temelji se na odgovarajućim pravnim osnovama:

•    Komunikacija, naručivanje na pregled i odgovaranje na druge upite – uključuje odgovaranje na vaša pitanja, obradu zahtjeva, ugovaranje termina te razmjenu dokumentacije u CRM sustavu. Pravna osnova: poduzimanje predugovornih mjera na zahtjev ispitanika (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a), a za obradu podataka o zdravlju (dentalna anamneza) – izričita privola pacijenta (članak 9. stavak 2. točka (a) GDPR-a).
 
•    Slanje obavijesti i marketinška komunikacija – slanje newslettera s obavijestima o uslugama, popustima i novostima na temelju upisa u pretplatu. Pravna osnova: privola ispitanika (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a).

•    Izravni marketing – povremeno kontaktiranje postojećih pacijenata i korisnika s obavijestima o novim uslugama i pogodnostima putem e-maila ili SMS-a. Pravna osnova: legitimni interes Voditelja obrade (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a), uz proveden test legitimnog interesa i mogućnost prigovora u svakom trenutku.

•    Promocija Poliklinike – objavljivanje fotografija lica i prikaza terapijskih rezultata (fotografije dentalnih zahvata prije/poslije) na web stranici i društvenim mrežama. Pravna osnova: izričita privola pacijenta (članak 6. stavak 1. točka (a) i članak 9. stavak 2. točka (a) GDPR-a jer fotografije dentalne čeljusti predstavljaju podatke o zdravlju).

•    Promocija edukacija i stručnih tečajeva u organizaciji društva IMED d.o.o. kojemu se kao voditelju obrade proslijeđuju podaci  prijava sudionika, pri čemu Poliklinika i društvo IMED d.o.o. djeluju kao zajednički voditelji obrade. Pravna osnova: izvršenje ugovora o sudjelovanju (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a) te ispunjenje pravne obveze Voditelja obrade za potrebe licenciranja i izdavanja računa (članak 6. stavak 1. točka (c) GDPR-a).

•    Obrada prijava za zaposlenje – evaluacija prijava i provođenje selekcije za otvorena radna mjesta ili otvorene molbe. Pravna osnova: poduzimanje predugovornih mjera na zahtjev kandidata (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a), a za čuvanje podataka u bazi kandidata nakon završetka natječaja – privola kandidata (članak 6. stavak 1. točka (a) GDPR-a).

•    Sigurnost i zaštita sustava – sprječavanje prijevara i neovlaštenih aktivnosti obradom tehničkih podataka i IP adresa posjetitelja na temelju legitimnog interesa (članak 6. stavak 1. točka (f) GDPR-a). 

•    Komunikacija putem AI Chatbota "Ana" – primanje i trijaža hitnih upita pacijenata izvan radnog vremena na temelju predugovornih mjera (članak 6. stavak 1. točka (b) GDPR-a) te za hitne dentalne podatke o zdravlju – pružanje zdravstvene zaštite na temelju Zakona o dentalnoj medicini pod nadzorom zdravstvenog djelatnika obvezanog profesionalnom tajnom (članak 9. stavak 2. točka (h) u vezi sa stavkom 3. GDPR-a) i privole (članak 9. stavak 2. točka (a) GDPR-a) dane nastavkom razgovora.

Davanje osobnih podataka za gore navedene svrhe je dobrovoljno. Međutim, u slučaju odbijanja pružanja onih podataka koji su nužni za ostvarenje određene svrhe (npr. odgovor na upit, prijava na newsletter, sudjelovanje u edukaciji), postoji mogućnost da vam nećemo biti u mogućnosti pružiti traženu uslugu ili informaciju.

 
4. Rok čuvanja osobnih podataka

 
Vaše osobne podatke čuvamo isključivo onoliko dugo koliko je potrebno za ostvarenje svrha u koje se obrađuju, sukladno rokovima utvrđenim u Evidenciji aktivnosti obrade. Podaci posjetitelja web stranice i analitički zapisi (kolačići) čuvaju se do 3 mjeseca od posjeta stranici. Podaci za newsletter čuvaju se do povlačenja vaše privole (odjave) odnosno do gubitka aktivnosti (najviše 2 godine neotvaranja e-mailova). Podaci o kandidatima za posao koji nisu primljeni brišu se u roku od 30 dana po završetku natječaja, osim ako je dana privola za zadržavanje u bazi kandidata, u kojem slučaju se čuvaju najviše 24 mjeseca, dok se otvorene zamolbe čuvaju od 12 do 24 mjeseca. Podaci u CRM bazi pacijenata i pripadajući medicinski zapisi čuvaju se najmanje 10 godina od posljednjeg liječenja ili upisa, u skladu sa Zakonom o dentalnoj medicini. Audio snimke i transkripti razgovora s AI Chatbotom "Ana" brišu se ili trajno anonimiziraju u roku od 30 dana, osim ako dođe do realizacije termina kada se prenose u CRM karton pacijenta. Podaci o sudionicima stručnih edukacija i potvrde o sudjelovanju čuvaju se do 3 godina od održavanja edukacije, dok se financijski podaci i računi čuvaju najmanje 11 godina u skladu sa Zakonom o računovodstvu. Fotografije i promotivni materijali čuvaju se do povlačenja vaše privole, uz reevaluaciju svake 3 do 5 godina.

 
5. Vaša prava kao ispitanika

 
(I)   PRAVO NA PRISTUP OSOBNIM PODACIMA
Imate pravo zatražiti potvrdu o tome obrađuju li se vaši osobni podaci, kao i pristup tim podacima i informacijama o obradi, uključujući svrhu, kategorije podataka, primatelje, rok čuvanja i izvor podataka, ako nisu prikupljeni izravno od vas. Zahtjev se podnosi na način opisan u točki 8. Politike privatnosti.

 
(II)   PRAVO NA ISPRAVAK/DOPUNU OSOBNIH PODATAKA
Možete zatražiti od Voditelja obrade osobnih podataka ispravak netočnih osobnih podataka koji se na vas odnose, a uzimajući u obzir svrhe obrade, ili dopunu nepotpunih osobnih podataka, u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Politike privatnosti.

 
(III)   PRAVO NA BRISANJE OSOBNIH PODATAKA („pravo na zaborav“)
Imate pravo zatražiti brisanje vaših osobnih podataka ako je ispunjen jedan od sljedećih uvjeta:
•    osobni podaci više nisu nužni u odnosu na svrhe zbog kojih su prikupljeni ili obrađeni,
•    povukli ste privolu na kojoj se obrada temelji i ne postoji druga pravna osnova za obradu,
•    uložili ste prigovor na obradu, a ne postoje jači legitimni razlozi za obradu,
•    podaci su nezakonito obrađeni,
•    podaci moraju biti izbrisani radi poštivanja pravne obveze.
Pravo na brisanje nije apsolutno i primjenjuje se u skladu s člankom 17. GDPR-a. Zahtjev se podnosi na način opisan u točki 8. Politike privatnosti.

 
(IV)   PRAVO NA OGRANIČAVANJE OBRADE
 
Možete od Voditelja obrade osobnih podataka tražiti ograničavanje obrade Vaših osobnih podataka, u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Politike privatnosti. Voditelj obrade osobnih podataka će u tom slučaju odrediti ograničenje, ako se ispuni jedan od sljedećih uvjeta:
a) ispitanik osporava točnost osobnih podataka, u kojem slučaju se obrada ograničava na razdoblje kojim se Voditelju obrade omogućuje provjera točnosti osobnih podataka;
b) obrada je nezakonita i ispitanik se protivi brisanju osobnih podataka te umjesto toga traži ograničenje njihove uporabe;
c) Voditelj obrade više ne treba osobne podatke za potrebe obrade, ali ih ispitanik traži radi postavljanja, ostvarivanja ili obrane pravnih zahtjeva;
d) ispitanik je uložio prigovor na obradu i očekuje potvrdu nadilaze li legitimni razlozi Voditelja obrade razloge ispitanika.

 
(V)   PRAVO NA PRENOSIVOST PODATAKA
 
Možete od Voditelja obrade osobnih podatka tražiti u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Politike privatnosti, da vam osobne podatke koje ste pružili Voditelju obrade osobnih podataka preda u strukturiranom, uobičajeno upotrebljavanom i strojno čitljivom formatu te imate pravo prenijeti te podatke drugom voditelju obrade, bez ometanja od strane Voditelja obrade osobnih podataka. Ako se obrada ne temelji na ugovoru/privoli ili je prenosivost podataka tehnički neizvediva ne postoji obveza udovoljiti pravu na prenosivost podataka.

 
(VI)   PRAVO NA PRIGOVOR
 
Možete Voditelju obrade osobnih podataka uložiti prigovor, u bilo koje vrijeme, na način naveden u točki 8. Politike privatnosti, a sukladno članku 21. i 22. Opće Uredbe o zaštiti osobnih podataka.

 
(VIII)   PRAVO PODNOŠENJA PRIGOVORA NADZORNOM TIJELU
 
Ako smatrate da se obradom podataka krši mjerodavno pravo, možete se obratiti i izravno tijelu nadležnom za zaštitu podataka (Agencija za zaštitu osobnih podataka) ili nadležnom sudu kako bi ostvarili svoja prava.
 
Kontakt podaci nadležnog tijela:
Agencija za zaštitu osobnih podataka
Ulica grada Vukovara 54, 10 000 Zagreb
e-mail: azop@azop.hr
Tel. 00385 (0)1 4609-000
Web: www.azop.hr 

  
(IX)   PRAVO NA POVLAČENJE PRIVOLE
 
Imate pravo u svakom trenutku povući svoju privolu jednostavnom izjavom. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost obrade na temelju privole prije njezina povlačenja.

 
6. Ostvarivanje vaših prava

 
Za ostvarivanje svojih prava navedenih u točki 5. možete nam se obratiti pisanim putem na adresu Selska cesta 90A, 10000 Zagreb ili mailom na gdpr@imed.hr. 

Kako bismo osigurali da zahtjev podnosi ovlaštena osoba, moguće je da ćemo prije postupanja po zahtjevu provesti postupak provjere identiteta, što može uključivati zahtjev za dostavu dodatnih informacija ili dokumentacije. Ovaj postupak provjere služi isključivo zaštiti vaših podataka i neće utjecati na vaša prava.

Na vaš zahtjev za ostvarivanje prava odgovorit ćemo bez nepotrebnog odgađanja, a najkasnije unutar jednog mjeseca od dana primitka zahtjeva. Ako je zahtjev posebno složen ili ako smo zaprimili velik broj zahtjeva unutar kratkog vremenskog razdoblja, ovaj rok može biti produljen za najviše dva dodatna mjeseca. U slučaju produljenja roka, bit ćete pravovremeno obaviješteni, uz objašnjenje razloga za takvu odluku.

Napominjemo kako je u ostvarivanju vaših gore navedenih prava moguća primjena iznimki od ostvarivanja prava sukladno GDPR-u.

 
7. Dijeljenje podataka s trećim osobama

 
Vaše osobne podatke dijelimo s trećim osobama isključivo kada je to nužno za izvršavanje naših usluga, ispunjavanje zakonskih obveza ili zaštitu legitimnih interesa. Sve treće strane s kojima surađujemo obvezne su poštovati visoke standarde zaštite osobnih podataka, a s njima sklapamo odgovarajuće ugovore o obradi osobnih podataka u skladu s GDPR-om. U slučaju prijenosa osobnih podataka izvan Europskog gospodarskog prostora, poduzimamo odgovarajuće zaštitne mjere, poput primjene standardnih ugovornih klauzula kako bismo zajamčili sigurnost i prava ispitanika.

Pristup osobnim podacima koje obrađujemo kao Voditelji obrade mogu imati, između ostalih, sljedeće osobe i subjekti:
 
1.    Vanjski partneri i pružatelji usluga: U specifičnim situacijama angažiramo vanjske partnere ili pružatelje usluga, kao što su ugovorni IT partner održavanje i tehničku podršku, HubSpot za upravljanje CRM sustavom i slanje obavijesti.
2.    Treće strane: Možemo koristiti i pojedina programska rješenja i platforme trećih strana, uključujući Kinetara AI kao ugovorenog partnera za rad AI Chatbota "Ana" te Google Analytics za analitičke kolačiće, pri čemu su prijenosi izvan Europskog gospodarskog prostora regulirani Standardnim ugovornim klauzulama i odlukama o primjerenosti.
3.    Nadležna tijela i komore: U skladu s važećim zakonima, osobni podaci mogu biti dostupni nadležnim državnim tijelima kada je to potrebno za ispunjenje zakonskih obveza, kao i Hrvatskoj komori dentalne medicine u svrhu bodovanja i evidentiranja sudjelovanja na stručnim edukacijama.

 
8. Sigurnost podataka

 
Voditelj obrade poduzima odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite kako bi osigurali primjerenu razinu sigurnosti obrade osobnih podataka, u skladu s vrstom, opsegom, kontekstom i svrhama obrade, kao i rizicima za prava i slobode ispitanika.
U okviru mjera zaštite provodimo sljedeće:
•    Pridržavamo se strogih sigurnosnih protokola kako bismo smanjili rizik od neovlaštenog pristupa, otkrivanja, izmjene ili gubitka osobnih podataka te drugih povreda sigurnosti podataka.
•    Koristimo tehničke mjere zaštite kao što su antivirusni programi, vatrozidi, redovito ažuriranje sustava, snažne i jedinstvene lozinke te gdje je primjenjivo, enkripcija i pseudonimizacija podataka.
•    Pristup osobnim podacima omogućen je isključivo ovlaštenim zaposlenicima, u skladu s načelom nužnosti pristupa, pri čemu su svi zaposlenici obvezani na čuvanje povjerljivosti podataka do kojih dolaze tijekom svog rada.
•    Obrada i zaštita osobnih podataka uređena je internim pravilnicima i procedurama, koji osiguravaju usklađenost s važećim zakonodavstvom i standardima zaštite podataka.
•    Redovito provodimo edukacije i osposobljavanja zaposlenika iz područja zaštite osobnih podataka.
•    U slučaju angažiranja vanjskih izvršitelja obrade, s njima sklapamo ugovore o obradi osobnih podataka, u kojima je jasno definirana obveza provedbe primjerene razine tehničke i organizacijske zaštite.

 
9. Korištenje Kolačića

 
Naša web stranica koristi kolačiće radi osiguravanja pravilnog funkcioniranja i poboljšanja korisničkog iskustva. Više informacija o vrstama kolačića koje koristimo i načinu upravljanja njima dostupno je u Politici kolačića.

 
10. Ažuriranje Pravila privatnosti

Voditelj obrade zadržava pravo izmjene i dopune ovih Pravila privatnosti u svrhu usklađivanja s važećim propisima i poboljšanja zaštite osobnih podataka. Sve izmjene biti će pravovremeno objavljene na našoj internetskoj stranici.

 
Datum zadnjeg ažuriranja: 29.10.2026.